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Vantagens de dispor do recurso de alçadas para aprovação de pedidos

Decisões que envolvem recursos financeiros nas empresas geralmente necessitam de mais de um nível de aprovação, passando por várias mãos antes que se torne efetiva a ação de investimento. Com relação a descontos
concedidos nos pedidos, a empresa deverá ter a mesma preocupação, pois, descontos sem controle, levam a deterioração dos preços dos produtos e a consequente redução das margens.

No processo de captação de pedidos através de vendedores externos ou mesmo nas operações de televendas, o gerenciamento e a liberação de descontos é sempre uma ação bem vista pelas empresas, sendo esta normalmente de responsabilidade da área comercial.

Do ponto de vista operacional, o processo normalmente inicia com o vendedor negociando um desconto adicional para seu cliente (fora da política comercial), que deverá ser aceito pela empresa, sendo que dependendo do tamanho(percentual) do desconto pode ser necessário níveis diferentes de responsabilidade (supervisor, gerente, diretor) para a sua aprovação, onde cada nível, tem um limite de atuação com relação ao desconto, determinando a sua alçada de atuação, estabelecendo desta forma um fluxo natural de ações e responsabilidade no aceite do pedido.

No dia a dia das empresas ocorrem diversas necessidades de tomadas de decisão. Algumas mais simples e outras que exigem um conhecimento melhor da situação para que se consiga uma escolha mais adequada. A grande questão é: A alçada para aprovação de pedidos pode ser automatizada e com isto trazer mais segurança, eficiência e rentabilidade para a empresa?

Sim pode, o uso de uma solução de CRM especializada na captação de pedidos pode contribuir muito no controle e na eficiência das ações que envolvem a necessidade de liberação por alçada, garantindo pedidos entro da política comercial e reduzindo os riscos de aplicação de descontos que comprometam as margens, sendo que para isto, alguns outros recursos complementares muito importantes devem ser observados:

  • Configuração da Política Comercial na própria ferramenta: Traz um grande ganho de eficiência e melhora a relação da empresa com a equipe de vendas, deixando de utilizar controles manuais, planilhas, comunicados informais e conferências.
  • Gestão de Bloqueios: Automatiza a sinalização das não conformidades dos pedidos com relação a Política Comercial da Empresa, configurada na ferramenta (software utilizado na captação de pedidos, possibilitando ações posteriores por parte da administração comercial para adequação dos pedidos e sua liberação.
  • Notificações Automáticas: Este mecanismo “pro ativo” possibilita informar as pessoas envolvidas sobre a situação em que se encontram os pedidos “não conformes”, permitindo ações imediatas com vistas a sua liberação, evitando atrasos de faturamento decorrentes da “falta de atenção” ou esquecimentos pessoais.
  • Informações de Qualidade da venda: Diversas informações disponíveis sobre o pedido/cliente que apoiam tomadas de decisão tais como: Índice de Qualidade da Venda (Margem de Contribuição), Histórico de Descontos, Composição do Preço, Histórico de Bloqueios, Impostos Aplicados, são de grande utilidade e devem ser consideradas nas negociações de preços.

E sobre os benefícios; O uso deste tipo de procedimento na área comercial da empresa, além da tranquilidade proveniente do maior controle nos preços praticados pelos vendedores e da redução do tempo gasto em operações manuais (avaliação individual dos pedidos, encaminhamentos, solicitações de autorizações,…) vem colaborar também diretamente para a melhora do resultado financeiro. Situações como as abaixo descritas são
também normalmente observadas como resultados positivos:

  • Pedidos mais rentáveis, mesmo com inclusão de descontos adicionais, o nível gerencial da empresa pode avaliar a rentabilidade com base nas informações da Qualidade da Venda, que indica oquanto o pedido/item está colaborando na rentabilidade.
  • Redução do risco de acatar um pedido sem margem de contribuição, elimina-se o processo de análise manual. O pedido fica bloqueado aguardando a liberação que deve ser feita por algum nível de decisão (superior), supervisão, gerencia ou diretoria.
  • Agilidade no processo, os níveis superiores (supervisão/gerencia) são notificados de forma automática quando há entrada de algum pedido (bloqueado) que necessite de liberação por alçada, eliminando o tempo gasto nas comunicações informais.
  • Flexibilidade na força de vendas, os representantes e vendedores não precisam mais ficar despendendo tempo e recursos para solicitação de liberação dos pedidos, informam os motivos dos descontos e aguardam a liberação.

Casos práticos de implantação deste método de trabalho mostram que em algumas organizações, a maior parte dos pedidos eram acatados mesmo com descontos acima do permitido, fazendo com que a empresa operasse com margens de vendas reduzidas e sem controle.

 

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